Las empresas llevan décadas utilizando productos de Microsoft. Seguimos confiando en Word, Excel e incluso PowerPoint tanto como lo hacíamos hace años. Pero en los últimos años, Microsoft ha agregado más productos a su suite ofimática. Por eso, ahora puedes elegir entre el relativamente nuevo Microsoft Office 365 y la última versión de la suite ofimática tradicional, Microsoft Office 2019.
Es probable que tu empresa se enfrente a la elección; Office 365 frente a Office 2019. ¿Qué opción es mejor para tu negocio? En este artículo, exponemos los beneficios de ambos productos y cuáles se adaptarán mejor a tu negocio.
¿Qué es Office 365 para empresas?
Microsoft Office 365 es una versión basada en la nube de los productos de Office con los que seguramente ya estés familiarizado. Esto significa que en lugar de comprar una licencia, pagas una suscripción mensual o anual, de acuerdo a tus necesidades.
Office 365 te brinda acceso al conjunto de productos de Office y, en la versión Office 365 Business, algunas aplicaciones adicionales centradas en el negocio. Microsoft Office 365 está diseñado para ofrecer las aplicaciones vitales que una empresa necesita para funcionar correctamente.
¿Qué es Office 2019?
Microsoft Office 2019 es una versión independiente de Office. Es un producto con licencia que cobra una tarifa única por el acceso infinito de ese producto. Además existe una versión empresarial de Office 2019, conocida como Office Home and Business 2019.
Ofrece las aplicaciones “esenciales” de Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint y Outlook. La compra de la licencia solo te da acceso a Office 2019; si Microsoft decide lanzar Office 2020, no podrá actualizar, deberá realizar una compra por separado.
¿Cuáles son los beneficios de Office 365?
Microsoft ha incorporado innumerables funciones en su oferta de Office 365. Pero además de ser amigable, hay muchos beneficios que una empresa puede disfrutar al usar Office 365.
Actualizaciones periódicas
Como pagas por una suscripción, no tienes que preocuparte por actualizar a una versión más nueva. Office 365 recibe actualizaciones periódicas de Microsoft. Y estás están incluidas en el costo de la suscripción. Estas actualizaciones pueden ayudar a la experiencia del usuario o pueden usarse para mejorar la seguridad.
Mayor colaboración
Debido a que Microsoft Office 365 es un producto basado en la nube, varias personas pueden editar el mismo documento al mismo tiempo. Como puede ver las ediciones a medida que ocurren, su personal puede contribuir en tiempo real en el mismo trabajo.
Vincular archivos a correos electrónicos
Office 365 le permite vincular a un archivo en la nube en sus correos electrónicos en lugar de tener que adjuntar el archivo. Esta es una forma mucho más segura de brindar acceso a documentos que contienen información confidencial.
Flexibilidad
Una suscripción a Microsoft Office 365 te permite acceder a todas las aplicaciones en hasta 5 dispositivos diferentes. Puede acceder a archivos y trabajar en ellos utilizando tu teléfono celular mientras estás en movimiento. O puedes trabajar desde tu casa usando su propia laptop o notebook.
Cambiar entre cuentas personales y comerciales
Al usar la aplicación OneDrive, puede cambiar fácilmente entre tu cuenta comercial y tu propia cuenta personal. Esto te permitirá ahorrar espacio de almacenamiento al poder separar los documentos personales de los de la empresa.
Bandeja de entrada de auto-desorden
Office 365 viene con una ‘carpeta de desorden’ para su bandeja de entrada. Puede entrenar a Outlook para que mueva automáticamente los mensajes “menos importantes” a la carpeta de desorden. Desde allí, puede elegir leerlos más tarde o eliminarlos definitivamente.
¿Cuáles son los beneficios de Office 2019?
Office 2019 carece de tantas funciones en comparación con Office 365, pero aun así puedes obtener diversos beneficios al usar el producto.
Tarifa única, un solo pago
Si bien el modelo de precios de suscripción se está volviendo más popular, todavía hay mucho que decir sobre el pago único. Con un solo pago, posees una licencia de Microsoft Office 2019, y eso significa que puede usarla mientras exista el producto.
Aplicaciones de oficina clásicas
Office 2019 viene con las aplicaciones de oficina probadas por casi cualquier mortal sobre la Tierra. Todas las aplicaciones ofimáticas Word, Excel, PowerPoint y Outlook se han actualizado a una versión 2019.
60 días de soporte gratis
Con la compra de Office 2019, también obtendrás 60 días de soporte gratuito de Microsoft. Esto puede ayudarte con la configuración inicial y cualquier problema que pueda tener mientras usas Office 2019.
Actualizado a partir de 2016
Si fuiste usuario de Office 2016, Office 2019 incluirá una serie de mejoras con respecto a lo que ha estado trabajando.
Office 365 vs. Office 2019: ¿cuál es mejor para tu empresa?
Si es una pequeña empresa con solo unos pocos empleados, el precio único de Office 2019 puede ser su mejor opción. Para una empresa con más de 5 empleados, Microsoft Office 365 es la elección clara. Office 2019 ofrece una licencia para un solo equipo. Mientras que Office 365 ofrece una flexibilidad mayor para una empresa. Si deseas poder trabajar fuera de la oficina o fuera del horario laboral, entonces Office 365 es imprescindible.
Incluso Microsoft asegura que deberías usar Office 365. En su propia página de destino para Office 2019, Microsoft le dice que “puede lograr más para tu empresa con Office 365”. Y eso es definitivamente cierto, al menos a nivel empresarial. Office 365 tiene muchas más aplicaciones, y el estar basado en la nube le otorga una gran ventaja para las empresas. Puede facilitar la protección y la copia de seguridad de todos sus datos importantes.
El personal de tu empresa puede ser más productivo con la opción de poder trabajar en el mismo documento al mismo tiempo, sin importar dónde se encuentren. Se acaba el problema de tener que adivinar quien hizo qué en la hoja de cálculo.
Mientras que si compras Office 2019, no contarás con ninguna actualización. Estás atascado con ese producto hasta que lancen uno nuevo. Y aun así, tiene que comprar una nueva licencia. En Office 365, sus aplicaciones se actualizan periódicamente. Si Microsoft lanza una versión más reciente en Word, puedes obtenerla simplemente actualizando, mientras tu suscripción esté vigente.
Office 2019 está diseñado más como una solución personal, o en un impulso, para comerciantes individuales o empresas con solo 2 o 3 empleados. Microsoft Office 365 es una solución creada para empresas.
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